De wereld is geobsedeerd door productiviteit. We willen allemaal weten hoe we dingen sneller en met minder inspanning voor elkaar kunnen krijgen, hoe we onze vaardigheden op het gebied van tijdmanagement kunnen verbeteren en hoe we een productiever en bevredigender leven kunnen leiden. Online werken kan leiden tot afleiding en productiviteitsverlies, niet in het minst wanneer er meerdere applicaties en softwareplatforms moeten worden gebruikt en er tussen moet worden geschakeld. Gelukkig hebben een aantal bedrijven oplossingen bedacht om ervoor te zorgen dat individuen en teams productiever en efficiënter kunnen werken, door de communicatie op één enkel ontwikkelingsplatform te houden, zodat gebruikers niet steeds van login hoeven te veranderen om andere te gebruiken.
In het kader van deze blogpost is een productiviteitsapplicatie een stuk software dat uw werk gemakkelijker maakt en u in staat stelt om meer werk in minder tijd gedaan te krijgen. Sommige van de onderstaande applicaties zijn geen “productiviteitsapps” in de ware zin van het woord. Maar elke toepassing is de moeite waard en zal u uren kostbare tijd besparen als ze consequent wordt gebruikt.
De belangrijkste kenmerken van productiviteitsapps zijn gericht op communicatie en projectmanagement, zodat iedereen, waar hij of zij zich ook bevindt, in contact kan blijven met de rest van zijn of haar team en de laatste updates en informatie kan leveren die iedereen nodig heeft. Dit kan per project of per afdeling worden gedaan, zodat managers ervoor kunnen zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaats zijn om de klus te klaren.
ToDoist
ToDoist is de ultieme todolijst-app, die meer dan 10 miljoen mensen heeft geholpen om meer controle te krijgen over hun leven. Om te beginnen met het gebruik van de tool, noteer je eerst alles wat je nodig hebt om het te doen. De intelligente software interpreteert en categoriseert vervolgens de taken voor u op basis van uw invoer. Als u bijvoorbeeld een taak maakt om “morgen om 12 uur ’s middags te lunchen met Bob #vergaderingen”, zal ToDoist automatisch een herinnering voor u plannen voor morgen om 12 uur ’s middags, en de taak opslaan in uw “vergaderingen” sectie.
Maar ToDoist is meer dan alleen een persoonlijke productiviteitstool. Het kan ook worden gebruikt om uw hele team op koers te houden. Plan projecten en wijs verantwoordelijkheid toe, bespreek projectdetails en bewaak de deadlines in de app.
ToDoist is gratis voor de basisfunctionaliteit, $36 per jaar voor premium functies en $60 per jaar (per gebruiker) voor volledige toegang voor uw hele team.
Asana
Met de Android-app van Asana is het eenvoudig om op de hoogte te blijven van de stand van zaken van je team terwijl je op reis bent of buiten het bedrijf. Als een collaboratieve work-management app bevat Asana vaak veel informatie, en het ontwerp van de mobiele app maakt het gemakkelijk om te zien wat je nodig hebt als je maar een klein scherm bij de hand hebt. Met de app kunt u uw teamgenoten vertellen wat de status is van alle taken die u worden toegewezen, zodat u ze naar voren kunt schuiven en de volgende stappen kunt toewijzen, waar u ook bent. Hoewel sommige mensen Asana een projectmanagementapplicatie noemen (en het kan er zeker een zijn), werkt het ook zeer goed voor het beheer van het lopende werk – met andere woorden, werk dat niet noodzakelijkerwijs een vaste startdatum, einddatum en te leveren werk heeft. De flexibiliteit in het helpen beheren van zowel projecten als het lopende werk maakt het een van de beste apps voor het ondersteunen van de productiviteit. Asana is ook beschikbaar als een web-app en iPhone app.
Trello
Trello is een slim ontworpen en populaire dienst voor het beheren, organiseren en delen van alles, van eenvoudige tot grote projectmanagementtaken.
Aan de slag gaan is net zo eenvoudig als het slepen van kaarten op een Trello bord. Kaarten kunnen afzonderlijke taken vertegenwoordigen, met prioriteiten en deadlines. Maar het kunnen ook meer substantiële checklists zijn, met bijgevoegde bestanden en foto’s, met hyperlinks naar andere punten.
En er is een hele bibliotheek van Power-Ups, aangepaste kaarten waarmee u een groot aantal diensten van derden in uw workflow kunt integreren: Box, Evernote, GIPHY, GitHub, Hangouts, Join.me, Mailchimp, OneDrive, Salesforce, Slack, SmartDraw, SurveyMonkey, Twitter, ZenDesk en meer.
Trello heeft voldoende samenwerkingstools om u te helpen uw projecten te beheren en een stapel ingenieuze functies om ervoor te zorgen dat het gebruiksvriendelijk is. Een voorbeeld: de Cloud Aging power-up veroudert zichtbaar de kaarten als ze al een tijdje niet meer worden gebruikt, vervagen ze, worden ze geel en kunnen ze zelfs barsten. Dit is niet alleen een visuele truc – het stelt gebruikers in staat om direct te zien onderbenutte kaarten op zelfs de drukste boards, een echte tijdsbesparing.
De basisversie is gratis, met een business class versie met meer functies beschikbaar voor $ 9,99 per gebruiker per maand.
Dropbox
Een betrouwbare bestandssynchronisatie-app is onmisbaar op uw mobiele apparaat. Bestandssynchronisatie en back-upapplicaties, zoals Dropbox, geven u toegang tot uw belangrijkste documenten, waar u ook bent. Wanneer u een bewijs van adres of ander papierwerk in een handomdraai moet laten zien, kunt u dat binnen enkele seconden krijgen, zolang u de app maar geïnstalleerd hebt. Met Dropbox heb je niet eens een internetverbinding nodig om je belangrijkste documenten te bereiken, want er is een optie om ze offline op te slaan. De allerbeste diensten voor het synchroniseren van bestanden kunnen automatisch een back-up maken van foto’s en video’s van uw telefoon, en dat geldt ook voor Dropbox. Voor zijn snelheid, eenvoudige interface en betrouwbaarheid is Dropbox een van de beste apps voor het synchroniseren van bestanden. Gebruik het om te synchroniseren op verschillende platforms, waaronder iOS, Kindle Fire, macOS, Windows en het web.
Speling
Je hebt gehoord van Slack. Het eenhoorn bedrijf, dat momenteel meer dan zeven miljard dollar waard is, is een van de snelst groeiende bedrijven aller tijden. Grote bedrijven als Target, Capital One en Oracle gebruiken de app regelmatig omdat het een ongelooflijke productiviteitsverhoging is.
Als u de tool nog nooit eerder hebt gebruikt, is het een communicatie-app die samenwerking een koud kunstje maakt. E-mail is voor veel dingen geweldig, maar het kan lastig zijn om met collega’s te praten. Het is te gemakkelijk om berichten te verliezen en te begraven onder een berg andere e-mails.
Met Slack is al uw kantoorcommunicatie netjes georganiseerd en doorzoekbaar. Er kunnen verschillende kanalen worden gecreëerd voor verschillende projecten, afdelingen en klanten; en teamleden kunnen naar behoefte in en uit gesprekken springen. Dit betekent dat ze geen meldingen krijgen over gesprekken waar ze niet meer bij betrokken zijn.
Maar Slack is meer dan alleen een e-mailalternatief. U kunt ook documenten delen, videochatten en GIF’s versturen binnen de applicatie. Om de productiviteit echt te verhogen, integreert u uw andere tools zoals Google Drive, Dropbox en SalesForce. Plannen variëren van $0 tot $12,50 per maand, per gebruiker.
Sommige productiviteitstools helpen u bij het beheren van uw steeds groeiende e-mail inbox. Andere automatiseren verschillende aspecten van uw leven, zodat u zich kunt concentreren op het werk dat werkelijke aandacht vereist. Met de juiste productiviteitsapps en diensten binnen handbereik, kunt u eenvoudig uw workflows en uw leven verbeteren.
